大会主催の皆さん、年次大会のホームページをどうやって制作していますか？
学会や部会、研究会で、年次大会・研究大会を開催するときに欠かせないのが「ホームページ（HP）」の制作です。日程・会場・プログラム・申込方法を分かりやすくまとめたホームページがあれば、参加者の信頼も得られます。
しかし、多くの主催者がこんな悩みを抱えています。
〇予算が限られていて、外注する余裕がない
〇ITに詳しい人がいない
〇毎年担当が変わるので、引き継ぎが難しい
〇研究が忙しくてとにかく時間をかけたくない
〇あまりコミュニケーションが得意じゃない
この記事では、そんな「低予算・時短で大会HPを制作したい方」に向けて、
・無料・簡単にできるにできる方法
・時間と労力を節約する代行サービスの活用方法 を解説します。
目次
なぜ年次大会にホームページが必要なのか
大会の案内をメールやPDFだけで済ませていませんか？
それ、専用のホームページを持つことで運営が劇的に楽になります。
年次大会を円滑に運営するためには、参加者への情報提供や申込管理、最新情報の共有が欠かせません。これらを効率的に実現するために、ホームページの活用は非常に効果的です。以下では、3つの観点からその必要性を解説します。
1.大会申込者の管理を効率化できる
年次大会の運営では、「誰が申し込んでいるか」、「発表希望の有無」、「発表題目」など、多くの情報を扱う必要があります。
従来のメールやExcelでの管理は手間がかかり、ミスの原因にもなります。
しかし、ホームページ上に申込フォームを設置すれば、参加者が入力した情報が自動的に集約され、管理可能です。Googleフォームや専用フォームを埋め込むことにより、リアルタイムに参加状況を把握でき、申込受付から確認メールの送信まで自動化できます。
これにより、担当者の負担を大幅に減らし、管理の正確性も向上します。
2.大会情報の記載・公開が容易
年次大会では、「開催概要」、「プログラム」、「アクセス情報」、「参加費」、「発表要項」など、伝えるべき情報が多岐にわたります。これらをPDFやメールで都度配布すると混乱を招きがちですが、ホームページならすべての情報を1か所にまとめて掲載できます。参加希望者はいつでもアクセスでき、「どこを見ればいいか」迷わない設計が可能です。
また、過去大会の情報もアーカイブしておくことで、将来の参考にもなります。
3.最新情報の伝達がスムーズになる
大会当日までには、プログラム変更や会場案内の更新、開催日程などさまざまなお知らせの更新が発生します。メールだけで連絡すると、参加者が情報を見逃したり、古い案内を参照してしまうリスクがあります。ホームページがあれば、「最新情報」ページを更新するだけで、常に正しい情報を発信できます。さらに、SNSやメールで「更新のお知らせ」を流せば、参加者は常に最新の情報にアクセス可能です。このような日程変更や緊急案内など、タイムリーな情報発信が求められる場面で大きな効果を発揮します。
このように、ホームページを導入することで、情報の整理・発信・管理を一元化でき、運営負担を大幅に軽減できます。特に、予算や人手が限られた大会ほど、シンプルで更新しやすいウェブサイトが強い味方になります。
しかし、「自分たちで作るのは大変」、「業者に頼むと高い」などの悩みがあるのが現状です。
そこで次に、「無料〜低予算」でできる方法をご紹介します。
無料～低予算でできる方法
解決策①：ノーコードツールで“自分たちで”作る
「ノーコードツール」とは、プログラミングなしでサイトの制作ができるサービスのことです。専門知識がなくても、テンプレートを選んで文字と画像を入れるだけで公開できます。
例：google sites(無料)、WordPress(無料)、Wix(有料)など
しかし無料のものだと、デザインの自由度が低かったり、機能が制限されていたりなどの問題がある上に、知識がないと非常に工数がかかるという問題があります。
解決策②：必要最小限の情報に絞る
多くの大会HPは、情報を詰め込みすぎて更新が追いつかなくなります。
年次大会に最低限必要なのは、次の6つだけです：
・学会の名前・アイコン
・開催概要（日時・会場・主催）
・プログラム／タイムテーブル
・参加申込フォーム
・発表者向け情報（締切・要項）
・問い合わせ先
ここまで絞り、1ページ構成にするだけでも十分機能します。これなら相場と比べたら低コストで年次大会・研究大会用ホームページを作成できます。
解決策③：「HP制作代行」に任せる
もしあなたが次のような状況にあるなら、代行サービスを使う方がコスパが良いです。
「忙しくて自分で作る時間がない」、「デザインに自信がない」、「公開後の更新・修正・セキュリティ保持も任せたい」
しかし、一般的なホームページの制作代行業者では非常にコストが高い（数十万～）ため、予算が少ない大会には向いてません。また、学会の年次大会・研究大会用のホームページを専門で扱っているところでなければヒヤリングが長くなり、時間的なコストもかかるため、「時間が足りない」、「工数を減らしたい」方には向きません。
そこでおすすめなのは、supptulの「学会の年次大会・イベント用ホームページ作成代行」です。
supptulは学会の年次大会の経験が豊富なため、主催者目線でホームペ―ジ制作ができます。特に、「予算が少なくて代行サービスの利用が難しい方」や、「時間が足りなくてヒヤリングをできるだけ短くして短い期間でホームページを作りたい方」のためのサービスを展開しています。
完全に無駄をなくしたシンプルなホームページテンプレートをご用意することで、非常に低コスト（～￥90,000）で短期間（最短3日）のホームページ作成代行を実現しました。
詳しくはこちらをご参照ください。
お問い合わせ、ヒヤリングは無料ですのでお気軽にお問い合わせください。
結論
年次大会の運営をスムーズに進めるためには、ホームページによる情報の一元管理が欠かせません。無料ツールで自作する方法もありますが、時間による問題や知識不足や機能不足によるデザインの制約が問題となります。
時間や技術に余裕がない場合は、専門の代行サービスを利用するのが最も効率的です。
特にsupptulの「学会の年次大会・イベント用ホームページ作成代行」なら、学会特有のニーズに対応し、低コスト（～¥90,000）・短期間（最短三日）でホームページを作れるため、忙しい主催者でも、安心して大会情報を発信できます。